Thema's

Labels in GMail

Preambule

Dit artikel is aangemaakt op 28 april 2021 en wordt regelmatig bijgewerkt.

Inleiding

De meeste e-mail programma's - GMail, Protonmail, Outlook - gebruiken labels om e-mails te categoriseren. GMail wordt veel gebruikt, ook zakelijk en daarom schrijf ik o.a. voor ons eigen kantoor een instructie over het gebruiken van labels ter verhoging van de productiviteit en effectiviteit van het verwerken van e-mails. Het automatisch uitvoeren van een actie op inkomende of uitgaande e-mail neemt een grote vlucht, er is zelfs een universele programmeertaal voor geconstrueerd. In dit artikel beperk ik me tot labels in Google Mail c.q. GMail.

Labels

Een label is letterlijk een label zoals je een etiket plakt op een potje zelf­gemaakte jam, een sticker strijkt in de kleding van je vader in het verzorgingshuis of iemand - figuurlijk gesproken - op iemand een label plakt: zij is een sterke vrouw. Bij e-mails doe je dat ook en het fijne is dat je onbeperkt labels kunt plakken op een enkele e-mail. Maar: waarom zou je dat willen doen? Nou, net zoals met de jam: je wil aan het label kunnen zien wat er in het potje zit. Rood gekleurde jam is niet altijd aardbeienjam, of iets wat lijkt op jam kan ook iets heel anders zijn. Dus: plak je er een labeltje op: ‘aardbeienjam’. Dat is eigenlijk al een samengesteld label: in het potje zit jam, gemaakt van aardbeien. Omdat ‘jam’ onvoldoende duidelijk is, geven we soort aan: ‘aardbeienjam’. In bedrijven waar voorraad wordt gehouden en meerdere mensen werken, zoals een restaurant, is het handig als er labels worden gebruikt, zodat de keukenhulp het juiste bakje pakt als de kok om de roux vraagt. Labels zijn overal. Net zoals bij alles dat handig is, is er ook een downside: verkeerd geplakte labels. Als er roux staat op maizenapap vallen er vermoedelijk geen gewonden, als er cocaïne in de pot bloem blijkt te zitten gaat er waarschijnlijk tijdens de bereiding al iets mis. Enfin je snapt wat ik bedoel.

Workflow management

In ons kantoor gebruiken we labels op dit moment voor twee doeleinden: dossiervorming en het begeleiden van werkprocessen c.q. workflow management. Dossiervorming doen we door e-mails te labelen met de naam van de cliënt. Daarmee kunnen we makkelijker zoeken: je klikt op een label en je krijgt alle e-mails met dat label. Voorwaarde is dat er consequent wordt gelabeld en dan komt automatisch labelen van pas. In de meeste Google Mail gebruik je daar filters voor. Dat werkt zo: als een e-mail aan een voorwaarde voldoet plak er dan dit label op. Dat vertel je één keer en in het vervolg krijgt een e-mail die aan die voorwaarde voldoet automatisch het label opgeplakt. Je kunt uiteraard ook handmatig labelen, dat ben echter gauw zat als je weet hoe automatisch labelen werkt.

Zoals gezegd gebruiken we labels ook steeds meer om werkprocessen beter te laten lopen, zoals het controleren of er opvolging is gegeven aan een vraag of verzoek. Stel je wil graag een kopie ontvangen van een document en je stuurt een e-mail naar de persoon of instantie die jou dat kan verschaffen. Na verzending verdwijnt zo'n e-mail in de bak verzonden e-mails en uit jouw geheugen. Door er het label ‘wacht op reactie’ op te plakken maak je als het ware een apart bakje met e-mails die wachten op een reactie. Nu hoef je je alleen nog maar de herinneren dat je daar elke dag even in kijkt.

Op ons kantoor werken drie personen en die hebben elk een label gegeven. Iedereen mag op e-mail het label van zichzelf of één of twee anderen op plakken. Dat functioneert dan zo: plak je je eigen label op een e-mail betekent dat: kom er niet aan, ik handel dat af. Plakt een ander jouw label op een e-mail betekent dat: jij mag het afhandelen. Een superhandig afschuifsysteem!

Filters

Om automatisch te kunnen labelen is het verstandig te bedenken hoe je dat doet. Een verkeerd filter kan de boel behoorlijk in war gooien. Wij gebruiken filters om op e-mails automatisch de naam van de cliënt te plakken. Daarvoor gebruiken we in eerste instantie een filter voor het labelen van e-mails als die van de cliënt zelf komen. Dus: als er een e-mail komt van pietpieterse@hotmail.com plak er dan het label ‘Pieterse, Piet’ op. Maar we ontvangen ook e-mails van het energiebedrijf. Zij sturen e-mails die betrekking hebben op een cliënt naar ons. Daarvoor gebruiken we een trucje met ons eigen e-mailadres. We verwerken daarin het dossier­nummer zodat we het eenduidig kunnen herkennen. Dus als je mij een e-mail stuurt herkent een filter dat het voor mij bestemt is en labelt het met mijn naam. Ik ga er hierbij vanuit dat meerdere personen in dezelfde mailbox kunnen werken.

Filters kun je geavanceerder inzetten: ze kunnen zoeken op woorden in het onderwerp of de tekst van de e-mail, en je kunt, naast het toekennen van labels ook andere acties laten uitvoeren, zoals automatisch antwoorden of weggooien. Alle spamfilters werken ook min of meer zo: als het woord Bitcoin voorkomt in de tekst: weg ermee!